KI & Automatisierung

Wenn die Buchhaltung abends noch auf dem Tisch liegt

Eine Stunde Belege abtippen, nachdem der Betrieb zu ist. Angebote, die liegen bleiben, weil der Tag zu kurz war. Ein Postfach voller PDF-Rechnungen, die jemand sortieren muss.

Das ist in kleinen Unternehmen Alltag. Ändern lässt es sich mit Werkzeugen, die es heute schon gibt, zu Kosten, die ein kleiner Betrieb tragen kann.

Ein Beispiel aus unserem eigenen Betrieb

Bei uns landet eine Eingangsrechnung als PDF oder Handyfoto in einem Ordner. Ab da läuft alles automatisch. Die KI liest Lieferant, Betrag und Datum, benennt die Datei GoBD-konform und legt sie im Dokumentenarchiv in der richtigen Abteilung ab. In Lexoffice steht der Beleg danach fertig erfasst: Buchungskategorie zugeordnet, Steuer aufgeteilt, Belegbild angehängt. Die Buchhaltung schaut drüber und korrigiert bei Bedarf, statt abzutippen.

Kommt dieselbe Rechnungsnummer ein zweites Mal, erkennt das System das und legt sie nicht noch einmal an. Ein Vertrag dagegen wandert nur ins Archiv, ohne die Buchhaltung zu berühren.

Das ist kein Konzept und keine Folienpräsentation. Dieses System läuft bei uns im Betrieb. Wir zeigen es Ihnen gern live.

Was sich sonst noch automatisieren lässt

  • Ein Zahlenreport, der montags früh fertig im Postfach liegt: Werbekosten aus Google Ads und Meta, Umsatz und Bestellungen in einer Übersicht statt in fünf Portalen.
  • Eine Auswertung, welche Kunden nachbestellen und welche abspringen, direkt aus der Buchhaltung.
  • Erinnerungen an Fristen und offene Vorgänge aufs Handy.

Was davon in Ihrem Betrieb sinnvoll ist, hängt von Ihren Abläufen ab. Genau dafür gibt es den Potenzial-Check.

Womit wir bauen

Wir arbeiten mit Standardbausteinen statt mit Sonderlocken: n8n als Automatisierungsplattform, ein deutsches Unternehmen, auf Wunsch komplett auf Ihrem eigenen Server. KI von Anthropic für das Lesen und Zuordnen. Dazu die Software, die Sie ohnehin nutzen, etwa Lexoffice, Microsoft 365 oder Ihre Warenwirtschaft. Keine Software, die nur wir warten können.

Die Automatisierungen, die wir anbieten, haben wir zuerst für den eigenen Betrieb gebaut. Die deutsche Seite der Sache kennen wir aus eigener Verantwortung: DSGVO, GoBD, UWG, E-Rechnungspflicht.

Drei Wege, mit uns zu arbeiten

1. KI-Potenzial-Check

390 € pauschal

90 Minuten bei Ihnen oder per Video. Wir gehen Ihre Abläufe durch und finden die Stellen, an denen Automatisierung sich wirklich rechnet. Danach bekommen Sie eine Seite mit konkreten Empfehlungen, priorisiert nach Aufwand und Nutzen. Umsetzen können Sie die mit uns oder ohne uns. Buchen Sie innerhalb von vier Wochen einen Sprint, rechnen wir den Check voll an.

2. Automatisierungs-Sprint

ab 1.500 €, Festpreis nach dem Check

Wir bauen Ihren wichtigsten Ablauf gemeinsam, in Ihrer Umgebung, mit Ihren Zugängen. Zwei bis vier Termine, danach läuft das System bei Ihnen, mit schriftlicher Anleitung und Einweisung für Ihr Team. Sie bezahlen ein Ergebnis, keine Stunden. Vor dem Start legen wir schriftlich fest, was der Ablauf können muss. Die Rechnung kommt erst, wenn genau das bei Ihnen läuft.

3. AI-Sparring

ab 250 € im Monat, monatlich kündbar

Ihr System läuft weiter, auch wenn sich etwas ändert. Wir überwachen die Abläufe, halten sie aktuell und setzen jeden Monat eine kleine Verbesserung um. Störungen melden sich bei uns, oft bevor Sie sie bemerken.

Alle Preise verstehen sich zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.

Datenschutz, ehrlich erklärt

Die Automatisierungsplattform n8n läuft auf Ihrem eigenen Server oder Rechner. Ihre Dokumente liegen also weiter bei Ihnen, nicht in einer fremden Cloud.

Eines verlässt Ihr Haus: der Inhalt des Dokuments, das gelesen werden soll. Er geht an Anthropic, den Anbieter der KI. Das ist ein US-Unternehmen, die Verarbeitung läuft über einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit Standardvertragsklauseln. Anthropic nutzt diese Daten nicht für das Training der Modelle und löscht sie nach einer vertraglich festgelegten Frist. Den Vertrag und die aktuellen Fristen legen wir Ihnen vor, bevor wir etwas einrichten, nicht danach.

Wenn Daten die EU nicht verlassen dürfen, etwa bei Personal- oder Gesundheitsakten, lassen sich dieselben Modelle über europäische Rechenzentren von AWS oder Google betreiben. Technisch ist das derselbe Ablauf, kostet aber mehr. Ob sich das für Ihren Fall lohnt, rechnen wir vorher durch.

Beim Einrichten legen wir gemeinsam fest, welche Dokumente durch die KI laufen und welche nicht. Ein Ordner, den die Automatisierung nie anfasst, ist völlig in Ordnung und oft die richtige Antwort für die heiklen Fälle.

Was passiert, wenn etwas ausfällt?

Jede Automatisierung kann ausfallen: ein Update, eine geänderte Schnittstelle, ein Server, der neu startet. Gefährlich wird es bei dem Fehler, den wochenlang niemand bemerkt. Deshalb bauen wir jedes System mit Überwachung. Störungen werden automatisch gemeldet, und meldet sich ein Ablauf zu lange gar nicht, gilt auch das als Alarm. Updates spielen wir zuerst in unserer eigenen Umgebung ein, erst dann bei Ihnen.

Was Sie nicht bekommen

Keine Lizenzkosten für eine Software, die es nur bei uns gibt. Keine Abhängigkeit: Alles, was wir bauen, gehört Ihnen, ist dokumentiert und läuft ohne uns weiter. Und keine Versprechen, die eine KI nicht halten kann. Wo ein Mensch draufschauen muss, sagen wir das vorher.

Neugierig, was in Ihrem Betrieb möglich ist?

Schreiben Sie an info@dt-handel.com oder rufen Sie an: +49 40 8707 5569. Der erste Austausch am Telefon kostet nichts.